6·9档案日｜数智时代，电子档案如何真正"活"起来？

每年6月9日，是联合国教科文组织设立的世界档案日。档案，记录着组织的历史与决策脉络，是不可再生的数据资产。然而在数字化浪潮席卷各行业的今天，许多单位的档案管理仍面临一道现实难题：档案越存越多，却越来越难用。

存得下，未必管得好

对于党政机关、高校、司法机构、科研院所而言，档案管理的挑战从未因数字化而消减，反而更加复杂。

纸电并存的过渡期，查阅一份历史档案往往需要跨系统、翻台账；合规压力持续上升，数据安全、权限管控、操作留痕缺一不可；而海量沉淀的档案数据，因缺乏智能手段，长期处于"存而不用"的状态，其中蕴含的知识与决策价值难以释放。

档案管理的真正目标，从来不是"存档"，而是让档案产生价值。

"兰犀数擎"电子档案管理系统：数据 × 安全 × 智能

海泰方圆推出的"兰犀数擎"电子档案管理系统，以数据全维度安全管控为基底，以AI智能技术深度赋能为核心，面向政企单位全门类档案管理需求，构建覆盖档案全生命周期的数智化管理体系。

安全合规，数据可控不失控

档案数据的价值与风险并存。兰犀数擎支持四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性），内置三员管理机制（系统管理员、安全保密员、审计员），并提供细粒度权限配置，精准管控传阅范围，确保每一份档案在授权边界内流转，合规可审计、数据不越界。

全流程管理，节点实时可追

从档案归档、借阅申请到鉴定销毁，兰犀数擎覆盖全业务流程，实现流程可视化管理与节点实时跟踪。工作任务精准分配、进度全程督办，管理人员无需反复催办确认，标准化流程自动推进，兼顾效率与合规。

系统同时支持灵活配置元数据与自定义模板，兼容多类型档案融合管理，保障档案数据的完整性与一致性，满足不同业务场景的个性化需求。

AI赋能，让档案真正"活"起来

这是兰犀数擎区别于传统档案系统的核心所在。

系统融合自然语言处理（NLP）与机器学习技术，对电子档案内容进行深入分析，自动生成智能摘要，辅助档案开放与编研工作，大幅提升档案利用效率。

与此同时，系统通过用户行为分析与数据建模，定向推送相关档案数据，变被动查阅为主动服务，显著提升档案捕获率与利用率，让沉睡的数据资产持续发挥价值。

多维度统计模块支持以档案、事件、人员三个视角生成可视化图表，管理层对档案全貌一目了然，决策有据可依。

多场景适配，专属行业版本落地

兰犀数擎针对党政机关、军工、高等院校等不同领域，打造专属行业版本，精准契合各场景的核心诉求与最新行业建设规范，实现场景化高效落地，避免"一套系统强行适配所有场景"的通病。

落地实践

目前，兰犀数擎“电子档案管理系统”已在党政、高校、司法检察机构、军工等相关行业领域完成落地部署，协助各单位实现档案管理的规范化、智能化升级，获得使用方的高度认可。2025年，海泰方圆承建的深圳大学电子档案馆项目获评“国家级高水平数字档案室”，是国家档案局颁布《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》后，广东省高校首家通过认定的高校。

数智化不是档案管理的终点，而是起点。

从"存得住"到"管得好"，再到"用得活"——这是档案管理数智化升级的三级跃迁，也是海泰方圆以兰犀数擎持续探索的方向。

世界档案日，我们用行动致敬每一份值得被妥善守护的数据资产。